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《高效人士的问题解决术》第10节 分解:没有遗漏、没有重复地划分事实

我身为企管顾问,截至目前为止,已经看过超过十万页的资料。

有一些资料是正中红心,但也有一些是问题重重。从“回应对方”的角度看来,制作资料或与人沟通都一样。一份有问题、让人看了也摸不清头绪的资料,就像对话不成立的沟通一样,都是因为出自以自我为中心的逻辑。

有些人制作的策划书总是能赢得对方的青睐,他们究竟有什么好方法?

我就以“跟营销达人学习制作策划书”为例,来说明“分解”这个主题——没有遗漏、没有重复地划分事实。

跟营销达人学习制作策划书

想写出一份好的策划书,有三大关键。

请看表 1-5,左边圈起来的“走访现场”“试做实验”“公开共享”就是写出一份好的策划书的三大要点。也就是说, 我把“制作策划书的要点”这个大事实,分解为“走访现场”“试做实验”“公开共享”三个小事实。

表的右边则说明每个要点所代表的具体行动:

“走访现场”代表“在销售现场寻找可能会热销的点子”。“试做实验”代表“先做出模型,建立共同的目标”。 “公开共享”代表“共享策划书草稿,轻松汇集意见”。

下方再列出进一步探讨的事例:

“在销售现场寻找可能会热销的点子”包括“自己设计问卷,询问消费者的意见”“累积在现场得到的第一手数据”。

“先做出模型,建立共同的目标”包括“具体想象‘要是有这种东西多好’”“制作模型,摄影,刊登产品照片”。

“共享策划书草稿,轻松汇集意见”则包括“以视觉呈现产品的设计和使用情景”“充分利用空档和休息时间”。

这些也都是事实。策划书达人在制作策划书时会依据这三个要点展开行动。

总结来说,这张图表传达了“跟营销达人学习制作策划书”这个大事实,其中包含三个要点:“走访现场”“试做实验”“公开共享”。依据这三大要点展开行动,正是达人的做法。

乍看之下,分解好像很简单,但是,能不能正确分解, 对工作成果影响很大。

 

只要习惯“整理”“分解”“比较”的三步骤思考术, 不管是什么样的问题都能轻易地分解。

但是,在还不熟悉的时候,整理、分解、比较的经验还不足够,看到表 1-5 的分解结果,很容易以为这很简单,自己也想得出来,但这只不过是“自以为懂了”,并非真的了解。

 

那么,究竟要如何进行分解呢?

两种思考方式:“由上而下”和“由下而上”

要画出像表 1-5 这样的表有两种方法,简单来说,就是“由上而下思考法”和“由下而上思考法”。

表 1-6 说明“由上而下思考法”,从最后完成的表的左侧开始思考,在深入探究之前,先建立大纲。以“跟营销达人学习制作策划书”这个主题来说,就是先思考“会通过的策划书有什么关键”,先建立大致的假说之后再进行调查。

表 1-7 则是说明“由下而上思考法”,从最后完成的表的右侧开始思考,先搜集各种数据,之后再分组。也就是先询问那些策划书达人在制作策划书时都怎么做,搜集相关事实之后,再把搜集到的数据分组,整理出最后的结论。

“由上而下思考法”需要有一定程度的实战经验。有实战经验的人,只要学会逻辑思考,就能顺利完成推论。

 

另一方面,“由上而下思考法”就适合年轻上班族,就算还不习惯逻辑思考,也很容易执行。举例来说,访谈的时候,不管对方说什么,都逐字逐句地记下来,等对方都说完了,再来思考:“他说的重点是什么?”这种方法虽然耗时, 但最后成果的误差也比较小,这是“由上而下思考法”的优点。

如果是“由上而下思考法”,访谈时当然也会把对方说的重点记下来,但不是对方说什么就记什么,而是在访谈之前就先思考“重点可能是什么”,先建立大致的假说之后再进行访谈。听对方说话的时候,也会一边在心里确认“这就是重点”,一边进行访谈。

主管会指示新人:“开会时,不管对方说什么,全部都记下来。”就是因为新人还不习惯“由上而下思考法”。如果逻辑思考做得不正确,即使想尝试“由上而下思考法”, 也会偏离重点。

明明听到同样内容,会议结束之后向有经验的前辈请教, 才发现彼此认定的重点完全不一样。

反过来说,只要持续地做“由下而上思考法”,努力累积经验,就能培养出直觉,自然而然学会“由上而下思考法”。

此外,学会“由上而下思考法”之后,感受到自己原先建立的假说和对方说的话之间的差距,可以让沟通更精准。

如果有遗漏或重复,逻辑就不通了

“跟营销达人学习制作策划书”可以根据“由上而下思考法”,也可以根据“由下而上思考法”不管采用哪一种方法,都得注意让内容没有遗漏,也没有重复。

表1-5 左边和右边的事实集合已经整理、分解得没有遗漏, 也没有重复。如果有遗漏或重复,逻辑就不通了。

不管是采用“由上而下思考法”或“由下而上思考法”, 得到的结论都一样,所以只要选择自己擅长的方法就可以。不过,一定要遵守基本原则,从正确的角度搜集、整理事实, 分解得没有遗漏,也没有重复,这样才能找到正确答案。

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